苦手な事務処理を何とかする～事務処理について徹底調査し手順書を準備すれば気が楽になる～

2021年の確定申告（白色）をしていて会社員時代に事務処理が苦手で苦労したのを思い出した。今でもそうなのだが事務処理がとにかく嫌いで耐えられない。確定申告もそうだが会社の受発注作業なども地獄でしかなかった。ただ、そんな事務処理に限ってどうしてもやらなければいけないのでたちが悪い。結果、手順書を作ったり徹底調査したりして乗り切ったのだが、やっぱり事務処理は好きになれない。仕事のできる人はサクッとこなしてしまうのだが筆者は病気（事務処理苦手病）なのだろうか。

避けられない事務処理

レア事務処理はやり方がほとんどわからないので非常につらい。

月報や可動報告

これはすべての社員がやる必要があり嫌でもやらなくてはならない。現在はほとんどがシステム化されており自分で入力し処理しなくてはならない。出張申請や交通費申請などとにかく面倒でつらい。筆者は申請画面を見ただけでめまいがしてくるほどである。

受発注作業

プログラマーをしていてもいつかやらされる時はくる。大企業の場合は細かくルールが決められておりシステムを理解するのに一苦労である。若いうちは良いのだが30代半ばを過ぎると事務処理が増えてくる。筆者は自身がプログラマーのつもりであったが7～8割が事務処理で、技術書などは電車でしか読むことができなかった。

特殊作業

年度末などにある特殊な作業。年度末の締め処理は部署によって違うので異動直後は地獄。そのほか特殊な特許申請などもしんどい。

事務処理を何とかする

秘書でもいればいいが下っ端にそんなものなどない。アカウントの問題で回りに振るのも限界がある。ではどうすれば事務処理を何とかできるのだろうか。

決まった時間に事務処理をする

月報であれば月末や月初の決まった時間にやる。自身のスケジュールにもはじめから組みこんでおけばいい。とにかく事前に計画し「覚悟を決める」ことである。月報や交通費精算などはどうやっても逃げ切れないのでやるしかない。嫌な作業はやる時間を事前に計画し覚悟を決めれば何とかなる。

手順書を作成し頭を使わない

事務処理をしているとわからない事だらけで本当にストレスが溜まる。毎月の作業なら良いが年に2、３回だと手順を覚えられない。あまりにも辛いので筆者は自分専用の手順書を作って対応していた。システムのマニュアルはあるが手順書としては使えない。マニュアルをもとに脳死状態で事務処理ができる手順書を作ってしまえばストレスがかなり軽減される。なので事務処理が辛いと思ったら自分専用の脳死作業手順書を作ることをおすすめする。エクセルなどに箇条書きするだけでいい。可能ならスナップショットを貼っておくとわかりやすさアップだ。

事務処理オタクになる

たまの事務処理で何が辛いのかと言うとわからないことが多すぎるからである。ならいっそのこと事務処理を徹底的に極めてしまえば苦手意識が消えるのではないだろうか。筆者は誰も知らに事務処理をすることになったときに、あきらめでマニュアルを徹底的に読み込みわからない事はすべて関係部署に問い合わせて徹底的に調べ上げた。結果この事務処理が少し好きになってしまった。特殊な処理なので逆に知らない人からやり方を聞かれたりもした。徹底的にやったら苦手が克服できるかもしれない。あまりやり過ぎると時間の関係で上司などに怒られるかもしれないので注意。

まとめ

死ぬほど事務処理が苦手で嫌いだったので中堅になってから非常に苦労した。仕事の出来る人は事務処理もササっとこなしていたが事務処理嫌いな筆者はいつも気が狂いそう。もう逃げきれないと悟り手順書を作ったり徹底調査することで事なきを得た。今考えると「わからないことをわからないままにしておけない性格」が事務処理が苦手になった原因だったと思う。なので事務処理のアウトラインや関係部署とのかかわりなど全体を理解することでストレスが大幅に軽減。効率化を目的に作った自分専用の事務処理手順書も非常に有用であった。人それぞれ苦手の原因が違うので対処も変わってくると思うが試行錯誤することできっと解決できるハズである。事務処理は理解して慣れれば以外に難しくないのだ。

根本はかわらないのか毎年の確定申告（白色）がつらいです。