無駄な会議を無くしたい~目的や概要の事前周知とファシリテーターを使って何とかする~

サラリーマン時代によく問題になったのが無駄な会議。当時ビジネス誌などを読むと「当社は会議を80%削減しました」みたいな感じで記載されており社会的に問題意識はあったんだと思う。ただ、ステレオタイプの権力者がいると中々会議をやめることができない。責任を分散するために会議するとか保身のために開く会議もある。と、下っ端は実務が山積みで「無駄な」会議に振り回され被害を被る。無駄な会議をできるだけ回避および変えるための施策を簡単であるが紹介したい。

注意事項

本記事の内容は筆者の個人的な見解であり間違った使い方をすると人間関係に問題が発生する可能性があります。効率や論理を優先し人の感情をないがしろにすると非常に危険なのでご注意ください。

無駄な会議とは

簡単に言うと多くの人が得をしない会議。出席者がWin-Winにならないもの。

目的がわからない

これが意外によくある。目的はハッキリしていないので四方八方に意見が発散する。会議開始時ホワイトボードに「今日の会議目的」みたいなのを書いておくとブレ難くなる。目的のコミットメントは主催者の責任でやること。

意見がまとまらない

目的がはっきりしても先輩や上司などの意見が食い違い迷走することがある。会議の目的を明確にしておくことである程度は防げるが力関係によっては難しいことも。そんなときは角が立たないようにファシリテーターがうまく誘導させてあげるといいだろう。あまり強引に意見を誘導すると発想がしぼんだり相手に不快感を与えるので塩梅が大事。

バリューが無い

目的が達成できたとしてもアウトプットに価値が無かったら意味がない。トップ承認など必須の会議意外で、アウトプットに価値が無い場合はそもそも会議をやる必要がない。資料をメールで配布して意見を聞くだけで終わる場合もある。

ブレストのようなアイディア出しを何度やっても成果がでない場合はやめるかやり方を根本的に変える必要がある。とにかく成果がない会議は中止か大幅見直しのどちらかが必要。

無駄な会議の回避

会議の主催者であれば改善できる可能性が非常に高い。参加者の立場であってもファシリテーションの基礎がわかっていれば会議の混乱を少しでも抑えられる。

有意義な会議に変える

ある程度のアウトプットが期待できることを前提とすると、目的を明確にし必要なステークホルダーを参加させ会議をコントロールすればよい。主催者でない場合は手の打ちようがないので裏から手を回したり欠席などで対応する。

会議自体をやめる

メンバーが集まることに意味がない場合は会議自体を中止する。会議では特定の時間メンバーが拘束されるため実務に影響がでる。会議でなく資料の回覧などで済ませられるならそれの方がいい。相手も自分のペースで作業できるため効率が良くなる。

参加しない

主催者でない場合かつ自身が参加しても意味がない場合は「逃げる」。角が立たない場合は「自分は必要ないと思うので出席したくない」とはっきり断る。断れない場合は別の打ち合わせを入れるか「遅れるので先にはじめてください」とかなんとかいってごまかす。ただし、一時的な回避策なので「参加しない」を連発すると問題が発生する可能性があるため使用には十分注意すること。

有意義な会議

バリューのあるアウトプットがでる内容という前提で有意義な会議する方法を説明する。

目的やアウトラインを事前に周知

新規案件の場合などは特に事前に資料を配布しておく。そうすることで大きな方向性の間違いがあった場合に会議前に指摘してくれたりする。相手も資料全体を通しての問題点や意見をだせるため無駄がない。初見で資料を説明されると後半に説明する内容などが疑問点として上がり聞いている方は集中できない。

あと使用にはこの会議の目的を明示しておく。当日の会議で発散しないようにこういった布石を打つことが重要となる。

必要な権限を持ったスタークホルダーをアサイン

人が集まる会議なので可能ならその場で色々なことを決定させたい。なので忙しいと思うが「Goサイン」を出せる権限を持った人をアサインする。そうでないとせっかく決まった良い内容が突然「ストップ」となり無駄な会議になってしまう可能性もある。内容にもよるが何かを決定するような会議では権限のある参加者を入れると効率が良くなる。

優秀なファシリテーターを準備

会議をコントロールする優秀なファシリテーターを準備する。要するに会議の進行役を設定。ファシリテーターの知識と最低限のコミュニケーションスキルがあればできるハズ。ファシリテーションのスキル自体は難しくないが相手が「人」なのでコミュニケーションスキルというか「人間力」が必要とされる。中には向いていない人もいるのでそんな時はしゃべりの上手い誰かにお願いすればいい。

ファシリテーションのスキルは非常に有用なので参加者で合っても知って置いて欲しい。会社だけではなく色々なシーンで使えるスキルなので勉強しておいて絶対に損はない。

created by Rinker
¥4,999
(2022/11/29 11:26:34時点 Amazon調べ-詳細)

合わせてロジカルシンキングも学んでおくとなお良い。これも生きていくうえで絶対無駄にならないスキルである。

created by Rinker
¥913
(2022/11/29 11:26:35時点 Amazon調べ-詳細)

逃げ切れない会議

中には改善できないかつ逃げ切れない「無駄な会議」もある。無理して逃げると後々トラブルになることもあるので要注意。

聞いてるふりをして別作業

筆者も良くやったが本当に意味のない会議はメモを取るフリをして別作業。PC持ち込み可能な会議ならがっつり実務をこなせる。ただし、別作業は確実に参加者にバレる。「あっこいつ買う実に別作業してんな・・・」ってな感じでわかるのだ。時間を無駄にしなくて済むがリスクもあるため使い方には気を付けたい。

権力者のご機嫌取り

逃げ切れないのであれば権力者(上司など)のご機嫌取りをする。姑息な手段かもしれないが人間関係を円滑にするためにもやっておいた方がいい。あからさまなご機嫌取りはマイナスなので「上手く気を遣う」といったところがポイント。これがある意味時間を無駄にしない手段かもしれない。下記書籍でも清濁併せ呑むことの重要さを説いている。

created by Rinker
¥1,359
(2022/11/29 11:26:36時点 Amazon調べ-詳細)

目を開けたまま寝る

これはカナリ上位のスキルが要求される。寝るというよりも「スイッチを切って休憩」である。話を聞いているフリをしてコーヒー片手に休憩。無駄な会議も休憩時間と思えば辛くないだろう。

まとめ

何となくサラリーマン時代に思っていたことをまとめてみた。ファシリテーターは数をこなすことでスキルが確実にアップする。発散するタイプの人が参加する場合はなおさらファシリテーターの腕が試される。議全体を俯瞰できるようになったら一人前だろうか。筆者はコミュニケーションスキルが若干弱いので資料の事前配布は根回しすることが多かった。基本スキルを身に付けたらあとは自分でカスタマイズして使うのがいいだろう。形式ばったファシリテーションを反感を食らうので慣れないうちはふんわりした形でスキルを活用した方がよい。

ポイント
  • ファシリテータースキルは参加者にも必要で無駄にならない知識
  • 事前周知や目的明確化、司会設定で会議はかなり改善する
  • 逃げ切れない無駄な会議はあきらめて参加するのもアリ

参加者でもファシリテーターの基礎知識があると難航する会議を救うことができます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です。入力した「コメント」、「名前」、「サイト」は一般公開されます。匿名の場合は「名前」にニックネームを使用してください。